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从广义上说，凡是能够提高办公效率的系统（软件、硬件）都可以称作OA（Office Automation System）。OA软件的发展从功能领域经历了从个人办公事务的自动化到群组办公事务的自动化的发展历程。如何通过先进的信息化系统来提升工作组事务的办公效率是OA软件所要重点解决的问题。
OA软件的发展从技术领域来看经历了以下几个发展阶段：
第一阶段主要集中在MIS系统的建设上，这一阶段的核心软件技术是数据库技术，特别是关系数据库技术。此时关注的更多的是办公“后端”作业，“后端”作业的突出特点是对数据处理的要求远远大于对工作流自动化的要求，系统并不关注数据的产生及准备过程，它解决的是数据的有效存储和高效利用。
第二阶段是基于群件平台开发出的各种办公软件。此时系统更多地解决办公“前端”作业，“前端”作业的突出特点是协作,办公事务中绝大部分事务都是通过协作完成的。流程自动化是办公自动化发展到深层次的必然要求。
第三阶段是知识管理阶段，知识管理阶段可以说是对前两阶段的一个总结和提高，特别是它加强了对信息管理的力度和层次，使信息变成知识，同时在协同过程中使知识的运用更加快捷和便利。
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